Người đại diện theo pháp luật: Quyền hạn, trách nhiệm và những lưu ý 2026

Trong cấu trúc quản trị của bất kỳ tổ chức nào, người đại diện theo pháp luật được ví như “gương mặt đại diện” và cũng là “người giữ ấn” của doanh nghiệp. Đây là cá nhân duy nhất có quyền nhân danh công ty thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước. Việc lựa chọn và hiểu rõ quyền hạn của vị trí này không chỉ ảnh hưởng đến sự vận hành hàng ngày mà còn quyết định sự an toàn pháp lý của cả tổ chức. Nếu bạn đang trong quá trình thành lập công ty, bài viết này là cẩm nang không thể bỏ qua.

Người đại diện theo pháp luật là ai?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Tòa án, Trọng tài và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Việc xác định đúng ai là người đại diện là bước đầu tiên để đảm bảo mọi hợp đồng, văn bản của công ty có giá trị pháp lý tuyệt đối.

Quy định về số lượng người đại diện theo pháp luật

Khác với các quy định cũ, Luật Doanh nghiệp hiện nay cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

• Linh hoạt trong vận hành: Nhiều doanh nghiệp chọn phương án có 2 người đại diện để phân chia quyền lực và đảm bảo sự liên tục trong điều hành (ví dụ: một người phụ trách kinh doanh, một người phụ trách tài chính).
• Quy định trong Điều lệ: Điều lệ công ty phải quy định rõ số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ cụ thể của từng người đại diện.

Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật

Quyền đại diện trong các giao dịch kinh doanh

Người đại diện có quyền thay mặt công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, đại diện cho công ty trong các quan hệ với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác và khách hàng. Mọi chữ ký của người này trên giấy tờ của doanh nghiệp đều ràng buộc trách nhiệm pháp lý lên chính pháp nhân đó.

 Nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý

• Nghĩa vụ trung thành: Phải hành động vì lợi ích tốt nhất của công ty, không được lợi dụng địa vị để trục lợi cá nhân.
• Trách nhiệm khi có vi phạm: Nếu doanh nghiệp bị xử phạt hành chính hoặc dính líu đến tranh chấp pháp lý, người đại diện thường là người đầu tiên phải đối mặt với các cơ quan chức năng để giải trình.

Mối liên hệ giữa người đại diện và kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ sẽ giúp người đại diện “dễ thở” hơn rất nhiều. Tại sao vậy?

• Giảm thiểu rủi ro: Khi có quy trình phê duyệt nghiêm ngặt (ví dụ: hạn mức chi tiêu, quy trình ký kết hợp đồng), người đại diện sẽ tránh được các sai sót do sơ suất của cấp dưới.
• Minh bạch hóa quyền hạn: Việc phân quyền rõ ràng trong hệ thống kiểm soát giúp ngăn chặn hành vi vượt quyền hoặc lạm dụng chức vụ của người đại diện.

Thủ tục thay đổi người đại diện khi thành lập công ty và trong quá trình hoạt động

Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi nhân sự ở vị trí quan trọng này, các bước thực hiện bao gồm:

1. Thông qua nghị quyết: Họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông để bầu chọn người mới.
2. Soạn thảo hồ sơ: Bao gồm thông báo thay đổi, nghị quyết, biên bản họp và thông tin cá nhân của người đại diện mới.
3. Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi.

Lưu ý khi quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam đối với vị trí đại diện

Trong bối cảnh quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, việc chọn người làm đại diện cần lưu ý:

• Phải thường trú tại Việt Nam: Nếu người đại diện xuất cảnh, họ phải ủy quyền cho người khác theo quy định.
• Không bị cấm quản lý: Đảm bảo người đó không thuộc đối tượng bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo Luật Doanh nghiệp.
• Có năng lực tài chính và đạo đức: Vì họ nắm “chìa khóa” vận mệnh của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc hiểu rõ vai trò của người đại diện theo pháp luật là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp vận hành an toàn và phát triển bền vững. Một lựa chọn đúng đắn ngay từ khi thành lập công ty sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm bớt các rủi ro pháp lý tiềm ẩn sau này.

Bạn đang gặp vướng mắc trong việc thay đổi người đại diện hay cần tư vấn về cơ cấu quản trị doanh nghiệp? Đội ngũ luật sư và chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với các giải pháp pháp lý tối ưu nhất.

Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:

• Email: Luatminhlang@gmail.com 
• Điện thoại: 0943.640.789   (Zalo)
• Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
• Website:  https://www.luatminhlang.vn/

Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về luật doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.