Trong quá trình thực hiện tương trợ tư pháp giữa Việt Nam và nước ngoài, việc sử dụng giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp thường đặt ra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ, tài liệu sử dụng trong hoạt động tương trợ tư pháp đều bắt buộc phải thực hiện thủ tục này.
Pháp luật hiện hành đã quy định cụ thể các trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong tương trợ tư pháp, đặc biệt đối với giấy tờ được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Vậy trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp? Hồ sơ tương trợ tư pháp có phải hợp pháp hóa lãnh sự trong mọi trường hợp không? Bài viết dưới đây phân tích quy định mới nhất và những vấn đề cần lưu ý.
1. Miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp là gì?
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự không đồng nghĩa với việc chứng nhận nội dung hoặc hình thức của giấy tờ. Cơ quan có thẩm quyền chủ yếu xác nhận tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu.
Trong lĩnh vực tương trợ tư pháp, miễn hợp pháp hóa lãnh sự có thể hiểu là trường hợp giấy tờ, tài liệu nước ngoài được sử dụng trong quá trình tương trợ tư pháp nhưng không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự do thuộc một trong các trường hợp miễn theo pháp luật.
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ tống đạt giấy tờ, thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng, người giám định, cung cấp giấy tờ hộ tịch hoặc các tài liệu khác giữa Việt Nam và nước ngoài.
2. Căn cứ pháp lý về miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp
Các văn bản pháp luật quan trọng cần tham khảo gồm:
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15, được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Nghị định 196/2025/NĐ-CP ngày 04/07/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 03/08/2025.
- Thông tư 11/2025/TT-BNG ngày 31/07/2025 của Bộ Ngoại giao về biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Đáng chú ý, Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 điều chỉnh toàn diện về nguyên tắc, thẩm quyền, trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam và nước ngoài, trong đó bao gồm tống đạt giấy tờ, thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng, người giám định và cung cấp giấy tờ hộ tịch.
3. Những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp
Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP, quy định 4 nhóm giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
3.1. Miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại
Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Đây là cơ sở quan trọng trong hoạt động tương trợ tư pháp quốc tế. Khi Việt Nam và quốc gia liên quan có điều ước quốc tế quy định giấy tờ được sử dụng mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể căn cứ vào điều ước đó để thực hiện.
Do đó, trước khi yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, cần xác định Việt Nam và quốc gia liên quan có điều ước quốc tế điều chỉnh vấn đề này hay không.
3.2. Giấy tờ được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao
Đây là trường hợp có ý nghĩa thực tiễn lớn đối với tương trợ tư pháp.
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được sửa đổi, giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Ví dụ, trong một vụ án dân sự tại Việt Nam, Tòa án Việt Nam cần yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thực hiện việc tống đạt một văn bản tố tụng cho đương sự đang ở nước ngoài.
Nếu giấy tờ được chuyển giao theo cơ chế tương trợ tư pháp trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa các cơ quan có thẩm quyền theo quy định áp dụng, thì giấy tờ đó có thể thuộc trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Lưu ý: Không nên hiểu rằng cứ là “hồ sơ tương trợ tư pháp” thì đương nhiên được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc miễn phải dựa trên cách thức chuyển giao và cơ quan chuyển giao theo quy định pháp luật hoặc điều ước quốc tế có liên quan.
3.3. Miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam
Một số giấy tờ, tài liệu có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu pháp luật Việt Nam có quy định riêng về việc miễn.
Trong trường hợp này, cơ quan tiếp nhận hồ sơ cần xác định chính xác quy định chuyên ngành hoặc quy định pháp luật có liên quan trước khi kết luận giấy tờ được miễn.
Điều này đặc biệt cần lưu ý đối với các hồ sơ có nhiều loại giấy tờ khác nhau. Việc một tài liệu được miễn không đồng nghĩa với toàn bộ hồ sơ đều được miễn.
3.4. Cơ quan Việt Nam tự xác định được tính xác thực của giấy tờ
Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, giấy tờ, tài liệu của nước ngoài có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu.
Quy định này tạo cơ chế linh hoạt trong việc tiếp nhận và sử dụng giấy tờ nước ngoài.
Tuy nhiên, việc miễn trong trường hợp này không phải do người nộp hồ sơ tự quyết định. Cần căn cứ vào yêu cầu của cơ quan nhà nước Việt Nam có thẩm quyền tiếp nhận và sử dụng giấy tờ.
4. Hồ sơ tương trợ tư pháp có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không?
Câu trả lời là không phải trong mọi trường hợp.
Theo Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được quy định tại Điều 9.
Trong khi đó, Luật Tương trợ tư pháp về dân sự năm 2025 quy định riêng về cơ chế yêu cầu tương trợ tư pháp giữa Việt Nam và nước ngoài. Luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và quy định phạm vi tương trợ bao gồm tống đạt giấy tờ, thu thập và cung cấp chứng cứ, triệu tập người làm chứng, người giám định và các hoạt động tương trợ khác.
Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ, cần xem xét đồng thời:
- Loại giấy tờ, tài liệu cần sử dụng;
- Nước gửi hoặc nước nhận yêu cầu;
- Điều ước quốc tế giữa Việt Nam và nước liên quan;
- Cơ quan có thẩm quyền chuyển giao hồ sơ;
- Phương thức chuyển giao;
- Yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận.
Chỉ sau khi kiểm tra các yếu tố trên mới có thể xác định chính xác hồ sơ có phải hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn.
5. Phân biệt miễn hợp pháp hóa lãnh sự và miễn dịch thuật
Một vấn đề thường gây nhầm lẫn là miễn hợp pháp hóa lãnh sự không đồng nghĩa với miễn dịch thuật.
Luật Tương trợ tư pháp về dân sự năm 2025 quy định riêng về ngôn ngữ trong hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp. Nếu Việt Nam và nước ngoài cùng là thành viên của điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp dân sự thì ngôn ngữ thực hiện theo điều ước đó. Trường hợp không cùng là thành viên, hồ sơ phải kèm bản dịch sang ngôn ngữ của nước được yêu cầu hoặc ngôn ngữ khác được nước đó chấp nhận.
Do đó:
Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự ≠ đương nhiên được miễn dịch thuật.
Một giấy tờ có thể không cần hợp pháp hóa lãnh sự nhưng vẫn phải dịch sang ngôn ngữ được cơ quan có thẩm quyền của nước nhận yêu cầu chấp nhận.
6. Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Đây cũng là vấn đề cần xác định chính xác khi chuẩn bị hồ sơ tương trợ tư pháp.
Hợp pháp hóa lãnh sự áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Trong khi đó, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Vì vậy, nếu một cơ quan Việt Nam lập giấy tờ để sử dụng tại nước ngoài thì vấn đề đặt ra có thể là chứng nhận lãnh sự, không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Đặc biệt trong hoạt động tương trợ tư pháp, cần xác định nước nào là nước gửi, nước nào là nước được yêu cầu và giấy tờ được sử dụng ở đâu trước khi lựa chọn thủ tục.
7. Những lưu ý khi xác định miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp
Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, cơ quan, tổ chức và cá nhân nên lưu ý:
Thứ nhất, kiểm tra điều ước quốc tế
Không nên chỉ căn cứ vào Nghị định 111/2011/NĐ-CP mà bỏ qua điều ước quốc tế giữa Việt Nam và quốc gia liên quan.
Thứ hai, xác định đúng cơ quan chuyển giao
Trường hợp miễn theo khoản 2 Điều 9 gắn với việc giấy tờ được chuyển giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài. Vì vậy, cần xác định đúng cơ chế chuyển giao.
Thứ ba, kiểm tra yêu cầu của nước được yêu cầu
Ngay cả khi pháp luật Việt Nam có cơ chế miễn, hồ sơ vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức, ngôn ngữ và tài liệu của nước được yêu cầu nếu pháp luật hoặc điều ước quốc tế có liên quan quy định.
Thứ tư, không nhầm miễn hợp pháp hóa với miễn chứng thực
Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ; không phải là thủ tục chứng nhận nội dung tài liệu.
8. Căn cứ pháp lý mới nhất về miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp
Các văn bản cần tham khảo khi xử lý vấn đề này gồm:
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2026.
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 111/2011/NĐ-CP, có hiệu lực từ 03/08/2025.
- Thông tư 11/2025/TT-BNG về biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, có hiệu lực từ 03/08/2025.
Đặc biệt, Văn bản hợp nhất của Bộ Ngoại giao về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã ghi nhận Nghị định 111/2011/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP. Điều 9 hiện quy định 4 nhóm trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự nêu trên.
Câu hỏi thường gặp về miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp
Hồ sơ tương trợ tư pháp có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không phải mọi hồ sơ đều phải hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy tờ có thể được miễn nếu thuộc một trong các trường hợp tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP.
Giấy tờ chuyển qua đường ngoại giao có được miễn không?
Có. Giấy tờ được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thuộc trường hợp miễn theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự có được miễn dịch thuật không?
Không đương nhiên. Nghĩa vụ về ngôn ngữ và bản dịch được xác định theo Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, điều ước quốc tế và yêu cầu của nước được yêu cầu.
Quy định mới về tương trợ tư pháp có hiệu lực từ khi nào?
Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2026. Luật điều chỉnh riêng về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự giữa Việt Nam và nước ngoài.
Kết luận
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự tương trợ tư pháp không phải là cơ chế áp dụng chung cho mọi hồ sơ. Theo quy định hiện hành, giấy tờ, tài liệu có thể được miễn trong 4 nhóm trường hợp: được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại; được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền; được miễn theo pháp luật Việt Nam; hoặc cơ quan nhà nước Việt Nam tự xác định được tính xác thực của giấy tờ và không yêu cầu hợp pháp hóa.
Do đó, khi thực hiện tương trợ tư pháp, cần kiểm tra đồng thời điều ước quốc tế, loại giấy tờ, cơ quan chuyển giao, phương thức chuyển giao và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để xác định chính xác hồ sơ có thuộc diện miễn hay không.
Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:
- Email: Luatminhlang@gmail.com
- Điện thoại: 0943.640.789 (Zalo)
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
- Website: https://www.luatminhlang.vn/
Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về luật doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.
