Ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp là một trong những vấn đề cần đặc biệt lưu ý khi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam yêu cầu cơ quan nước ngoài thực hiện tống đạt giấy tờ, thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng, người giám định hoặc thực hiện các hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự khác.
Từ ngày 01/07/2026, hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15, Nghị định 158/2026/NĐ-CP và Thông tư 07/2026/TT-BTP. Trong đó, quy định về ngôn ngữ được đặt ra nhằm bảo đảm cơ quan nước ngoài có thể tiếp nhận, hiểu và thực hiện chính xác yêu cầu tương trợ tư pháp.
1. Ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp là gì?
Ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp là ngôn ngữ được sử dụng để lập văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp và các tài liệu kèm theo, tùy thuộc vào điều ước quốc tế giữa Việt Nam và nước được yêu cầu hoặc quy định của nước được yêu cầu.
Theo Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, việc xác định ngôn ngữ trong hồ sơ được thực hiện theo hai trường hợp cơ bản:
- Việt Nam và nước được yêu cầu có điều ước quốc tế chung về tương trợ tư pháp;
- Việt Nam và nước được yêu cầu không có điều ước quốc tế chung.
Đây là điểm cần phân biệt với việc lựa chọn ngôn ngữ trong giao dịch dân sự thông thường. Đối với hồ sơ tương trợ tư pháp, ngôn ngữ không chỉ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên mà còn phải tuân thủ điều ước quốc tế, pháp luật của nước được yêu cầu và cơ chế tiếp nhận hồ sơ.
2. Quy định về ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp theo pháp luật mới
Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025 đã quy định trực tiếp về ngôn ngữ tại Điều 7.
Trường hợp có điều ước quốc tế chung
Nếu Việt Nam và nước được yêu cầu cùng tham gia điều ước quốc tế có quy định về tương trợ tư pháp thì ngôn ngữ được sử dụng theo quy định của điều ước quốc tế đó.
Điều này có nghĩa là khi lập hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền không nên chỉ căn cứ vào quy định chung của pháp luật Việt Nam mà cần kiểm tra điều ước quốc tế áp dụng cho quốc gia cụ thể.
Nếu điều ước quy định rõ ngôn ngữ của yêu cầu, hồ sơ phải được chuẩn bị phù hợp với quy định đó.
Trường hợp không có điều ước quốc tế chung
Nếu Việt Nam và nước được yêu cầu không có điều ước quốc tế chung về tương trợ tư pháp thì hồ sơ phải được dịch sang:
- Ngôn ngữ của nước được yêu cầu; hoặc
- Một ngôn ngữ khác mà nước được yêu cầu chấp nhận.
Như vậy, không có điều ước quốc tế không đồng nghĩa với việc hồ sơ bắt buộc phải dịch sang tiếng Anh.
Tiếng Anh chỉ được sử dụng nếu đó là ngôn ngữ mà nước được yêu cầu chấp nhận theo cơ chế áp dụng. Trường hợp quốc gia được yêu cầu yêu cầu hồ sơ bằng ngôn ngữ của quốc gia đó thì phải thực hiện bản dịch tương ứng.
3. Hồ sơ tương trợ tư pháp có bắt buộc phải dịch không?
Trong trường hợp pháp luật hoặc điều ước quốc tế yêu cầu sử dụng ngôn ngữ khác tiếng Việt, hồ sơ phải được dịch sang ngôn ngữ phù hợp.
Việc dịch thường đặt ra đối với:
- Văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp;
- Văn bản tố tụng cần tống đạt;
- Tài liệu, chứng cứ gửi kèm;
- Tài liệu cần thiết để cơ quan nước ngoài thực hiện yêu cầu;
- Các tài liệu khác theo yêu cầu của nước được yêu cầu.
Do đó, khi lập hồ sơ tương trợ tư pháp về dân sự, việc dịch thuật không nên được thực hiện một cách máy móc. Trước hết cần xác định quốc gia được yêu cầu và cơ chế pháp lý áp dụng, sau đó mới xác định ngôn ngữ cần sử dụng.
4. Có được sử dụng tiếng Anh trong hồ sơ tương trợ tư pháp không?
Có thể sử dụng tiếng Anh nếu điều ước quốc tế hoặc nước được yêu cầu chấp nhận tiếng Anh.
Đây là vấn đề thực tế cần đặc biệt lưu ý.
Ví dụ, cơ quan Việt Nam cần gửi yêu cầu tương trợ tư pháp đến một quốc gia mà pháp luật hoặc cơ chế tiếp nhận của quốc gia đó yêu cầu hồ sơ bằng ngôn ngữ bản địa. Trong trường hợp này, việc chỉ chuẩn bị hồ sơ bằng tiếng Anh có thể không đáp ứng yêu cầu.
Ngược lại, nếu điều ước quốc tế áp dụng cho phép sử dụng tiếng Anh hoặc quốc gia được yêu cầu chấp nhận tiếng Anh thì hồ sơ có thể được lập, dịch theo ngôn ngữ này.
Vì vậy, không nên sử dụng nguyên tắc “hồ sơ quốc tế thì dịch sang tiếng Anh” như một quy tắc chung.
5. Ngôn ngữ trong hồ sơ tống đạt giấy tờ ra nước ngoài
Tống đạt giấy tờ là một trong những trường hợp thường phát sinh yêu cầu về ngôn ngữ.
Ví dụ, Tòa án Việt Nam cần tống đạt văn bản tố tụng cho bị đơn đang cư trú tại nước ngoài. Hồ sơ có thể bao gồm:
- Văn bản yêu cầu;
- Giấy tờ tố tụng cần tống đạt;
- Tài liệu kèm theo;
- Thông tin về người được tống đạt;
- Bản dịch theo yêu cầu về ngôn ngữ;
- Các giấy tờ khác theo quy định.
Đối với loại yêu cầu này, việc xác định ngôn ngữ cần căn cứ vào Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, điều ước quốc tế có liên quan và yêu cầu của quốc gia nơi thực hiện tống đạt.
Thông tư 07/2026/TT-BTP hiện là văn bản hướng dẫn quan trọng liên quan đến thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài và các mẫu văn bản trong tương trợ tư pháp về dân sự; Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
6. Ngôn ngữ trong hồ sơ thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Đối với yêu cầu thu thập, cung cấp chứng cứ ở nước ngoài, vấn đề ngôn ngữ cũng cần được xác định ngay từ khi lập hồ sơ.
Hồ sơ cần thể hiện rõ:
- Nội dung chứng cứ cần thu thập;
- Mục đích thu thập;
- Người hoặc tổ chức có liên quan;
- Địa điểm hoặc nơi lưu giữ chứng cứ nếu xác định được;
- Phương thức thực hiện;
- Thời hạn thực hiện;
- Các tài liệu kèm theo.
Các tài liệu này phải được lập hoặc dịch theo ngôn ngữ được chấp nhận đối với nước được yêu cầu.
Nếu bản dịch không đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ, cơ quan nước ngoài có thể không có đủ cơ sở để thực hiện chính xác nội dung yêu cầu.
7. Ngôn ngữ trong hồ sơ triệu tập người làm chứng, người giám định
Đối với yêu cầu triệu tập người làm chứng hoặc người giám định ở nước ngoài, hồ sơ cần thể hiện đầy đủ thông tin về người được triệu tập, nội dung yêu cầu và mục đích của việc triệu tập.
Việc sử dụng ngôn ngữ phải bảo đảm người và cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu có thể xác định chính xác:
- Ai là người được triệu tập;
- Người đó được triệu tập với tư cách gì;
- Nội dung cần thực hiện;
- Thời gian, địa điểm nếu có;
- Các quyền, nghĩa vụ hoặc điều kiện liên quan.
Đặc biệt, đối với trường hợp người làm chứng hoặc người giám định được yêu cầu sang Việt Nam, Điều 10 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự quy định về nội dung triệu tập và các cơ chế bảo đảm, bảo vệ đối với người được triệu tập.
8. Ngôn ngữ trong hồ sơ cung cấp giấy tờ hộ tịch
Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025 mở rộng phạm vi tương trợ tư pháp về dân sự, trong đó có cung cấp giấy tờ hộ tịch, trích lục bản án, quyết định về hộ tịch.
Khi lập yêu cầu, cơ quan Việt Nam cần cung cấp đủ thông tin để cơ quan nước ngoài xác định:
- Người có liên quan;
- Loại giấy tờ cần cung cấp;
- Thông tin hộ tịch cần tìm kiếm;
- Mục đích sử dụng;
- Các thông tin khác cần thiết.
Ngôn ngữ của hồ sơ được xác định theo Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự và cơ chế áp dụng đối với nước được yêu cầu.
9. Ngôn ngữ trong hồ sơ cung cấp thông tin pháp luật
Cung cấp thông tin pháp luật là một trong những hoạt động thuộc phạm vi tương trợ tư pháp về dân sự theo Điều 8 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025.
Đối với loại yêu cầu này, văn bản cần xác định rõ:
- Vấn đề pháp luật cần được cung cấp;
- Mục đích sử dụng thông tin;
- Phạm vi thông tin cần cung cấp;
- Các tài liệu hoặc quy định pháp luật cần xác minh nếu có.
Theo khoản 2 Điều 17, đối với yêu cầu thuộc khoản 5 và khoản 6 Điều 8, hồ sơ có văn bản yêu cầu và các giấy tờ cần thiết. Vì vậy, cần phân biệt loại yêu cầu này với hồ sơ tống đạt, thu thập chứng cứ hoặc triệu tập người làm chứng để áp dụng đúng thành phần hồ sơ.
10. Hồ sơ gửi từ nước ngoài đến Việt Nam sử dụng ngôn ngữ nào?
Quy định về ngôn ngữ cũng được đặt ra đối với yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài gửi đến Việt Nam.
Khi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài gửi yêu cầu cho Việt Nam, hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ theo Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và các quy định có liên quan.
Trong trường hợp cần thiết, tài liệu phải được dịch sang tiếng Việt để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tiếp nhận và thực hiện.
Điểm quan trọng là phải xác định cơ chế pháp lý áp dụng cho từng quốc gia, thay vì áp dụng một yêu cầu ngôn ngữ giống nhau cho mọi hồ sơ.
11. Có phải chứng thực bản dịch hồ sơ tương trợ tư pháp không?
Đây là vấn đề cần phân biệt giữa quy định về ngôn ngữ và yêu cầu về hình thức của bản dịch.
Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự xác định ngôn ngữ được sử dụng, nhưng việc bản dịch có phải chứng thực, xác nhận hoặc đáp ứng hình thức cụ thể nào còn phụ thuộc vào:
- Điều ước quốc tế áp dụng;
- Pháp luật Việt Nam;
- Pháp luật của nước được yêu cầu;
- Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận;
- Loại tài liệu cụ thể.
Do đó, không nên khẳng định rằng mọi bản dịch trong hồ sơ tương trợ tư pháp đều bắt buộc phải chứng thực hoặc mọi bản dịch đều không cần chứng thực.
Cần kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi hoàn thiện hồ sơ.
12. Quy trình xác định ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp
Để hạn chế hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Xác định quốc gia được yêu cầu
Trước tiên phải xác định chính xác nước mà cơ quan Việt Nam đề nghị thực hiện tương trợ.
Bước 2: Kiểm tra điều ước quốc tế
Xác định Việt Nam và quốc gia đó có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp hoặc điều ước quốc tế liên quan hay không.
Bước 3: Xác định quy định về ngôn ngữ
Nếu điều ước có quy định về ngôn ngữ thì thực hiện theo điều ước.
Nếu không có điều ước chung, cần xác định ngôn ngữ mà nước được yêu cầu chấp nhận.
Bước 4: Chuẩn bị bản dịch
Dịch văn bản yêu cầu và các tài liệu cần thiết sang ngôn ngữ phù hợp.
Bước 5: Kiểm tra hình thức bản dịch
Xác định bản dịch có cần chứng thực, xác nhận hoặc đáp ứng yêu cầu hình thức khác hay không.
Bước 6: Hoàn thiện và gửi hồ sơ
Sau khi đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ, hồ sơ được hoàn thiện và gửi theo trình tự tương trợ tư pháp về dân sự.
13. Ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp theo quy định cũ và mới
Trước ngày 01/07/2026, vấn đề ngôn ngữ được điều chỉnh bởi Luật Tương trợ tư pháp 2007.
Điều 5 Luật Tương trợ tư pháp 2007 quy định trường hợp có điều ước quốc tế thì ngôn ngữ thực hiện theo điều ước; trường hợp chưa có điều ước thì hồ sơ phải kèm bản dịch sang ngôn ngữ của nước được yêu cầu hoặc ngôn ngữ khác được nước đó chấp nhận.
Từ ngày 01/07/2026, Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 là căn cứ pháp lý mới đối với lĩnh vực dân sự.
Vì vậy, các tài liệu hoặc bài viết sử dụng Điều 5 Luật Tương trợ tư pháp 2007 làm căn cứ hiện hành cho hồ sơ tương trợ tư pháp dân sự cần được rà soát lại.
Các văn bản cũ như Thông tư liên tịch 15/2011/TTLT-BTP-BNG-TANDTC từng có quy định chi tiết về ngôn ngữ trong tương trợ tư pháp dân sự, nhưng cần được phân biệt với hệ thống pháp luật mới có hiệu lực từ 01/07/2026.
14. Những lỗi thường gặp về ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp
Chỉ dịch hồ sơ sang tiếng Anh
Đây là lỗi dễ gặp nhất. Không phải mọi nước đều chấp nhận tiếng Anh.
Không kiểm tra điều ước quốc tế
Điều ước quốc tế có thể quy định riêng về ngôn ngữ, số lượng tài liệu hoặc phương thức chuyển hồ sơ.
Dịch thiếu tài liệu
Chỉ dịch văn bản yêu cầu nhưng không dịch tài liệu cần thiết để cơ quan nước ngoài thực hiện yêu cầu có thể khiến hồ sơ không đầy đủ.
Không kiểm tra yêu cầu của nước được yêu cầu
Ngay cả khi pháp luật Việt Nam cho phép sử dụng một ngôn ngữ nhất định, cơ quan nước ngoài có thể có yêu cầu cụ thể về ngôn ngữ hoặc hình thức tài liệu.
Nhầm quy định cũ với quy định hiện hành
Từ 01/07/2026, cần ưu tiên áp dụng Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025 và văn bản hướng dẫn mới.
15. Căn cứ pháp lý về ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp
Các văn bản cần tham khảo khi xác định ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp gồm:
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 ngày 26/11/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, đặc biệt là Điều 7 về ngôn ngữ, cùng các quy định về phạm vi, hồ sơ và trình tự tương trợ tư pháp.
- Nghị định 158/2026/NĐ-CP ngày 15/05/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
- Thông tư 07/2026/TT-BTP ngày 16/05/2026 của Bộ Tư pháp về trình tự, thủ tục thu, nộp chi phí thực tế, thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài và các mẫu văn bản trong tương trợ tư pháp về dân sự, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
- Luật Tương trợ tư pháp 2007 chỉ được sử dụng để tham khảo quy định trước đây và xử lý các trường hợp chuyển tiếp theo Luật mới, không nên sử dụng như căn cứ chung hiện hành cho hồ sơ tương trợ tư pháp về dân sự.
Câu hỏi thường gặp về ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp
Hồ sơ tương trợ tư pháp có bắt buộc dịch sang tiếng Anh không?
Không. Ngôn ngữ được xác định theo điều ước quốc tế hoặc ngôn ngữ mà nước được yêu cầu chấp nhận. Tiếng Anh chỉ được sử dụng khi đáp ứng cơ chế áp dụng.
Hồ sơ tương trợ tư pháp không có điều ước quốc tế thì dịch sang ngôn ngữ nào?
Theo Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, hồ sơ được dịch sang ngôn ngữ của nước được yêu cầu hoặc một ngôn ngữ khác mà nước đó chấp nhận.
Có thể sử dụng tiếng Việt trong hồ sơ gửi nước ngoài không?
Có thể trong trường hợp cơ chế áp dụng cho phép sử dụng tiếng Việt. Tuy nhiên, nếu nước được yêu cầu yêu cầu bản dịch thì phải chuẩn bị bản dịch theo ngôn ngữ được chấp nhận.
Ngôn ngữ trong hồ sơ tống đạt giấy tờ có giống hồ sơ thu thập chứng cứ không?
Về nguyên tắc đều chịu sự điều chỉnh của quy định về ngôn ngữ tại Điều 7, nhưng tài liệu cụ thể và yêu cầu hình thức có thể khác nhau tùy loại yêu cầu và quốc gia được yêu cầu.
Văn bản yêu cầu và tài liệu kèm theo có phải cùng một ngôn ngữ không?
Không nên mặc định. Việc dịch tài liệu nào, sang ngôn ngữ nào và theo hình thức nào phải được xác định căn cứ vào điều ước quốc tế, pháp luật áp dụng và yêu cầu của nước được yêu cầu.
Kết luận
Ngôn ngữ trong hồ sơ tương trợ tư pháp phải được xác định trước khi lập và hoàn thiện hồ sơ. Theo pháp luật hiện hành từ ngày 01/07/2026, trường hợp Việt Nam và nước được yêu cầu có điều ước quốc tế chung thì thực hiện theo quy định về ngôn ngữ của điều ước. Nếu không có điều ước quốc tế chung, hồ sơ được dịch sang ngôn ngữ của nước được yêu cầu hoặc ngôn ngữ khác mà nước đó chấp nhận.
Vì vậy, khi lập hồ sơ không nên mặc định sử dụng tiếng Anh hoặc áp dụng một mẫu ngôn ngữ cho tất cả các quốc gia. Cần kiểm tra quốc gia được yêu cầu, điều ước quốc tế, loại yêu cầu tương trợ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để xác định chính xác ngôn ngữ và hình thức bản dịch.
Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:
- Email: Luatminhlang@gmail.com
- Điện thoại: 0943.640.789 (Zalo)
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
- Website: https://www.luatminhlang.vn/
Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về luật doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.
