Chốt sổ BHXH là một thủ tục quan trọng giúp người lao động bảo vệ quyền lợi về bảo hiểm xã hội của mình sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, không phải người lao động nào cũng biết rõ quy trình thực hiện chốt sổ BHXH, cũng như trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc này. Vậy, người lao động có thể tự mình chốt sổ BHXH hay không? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết của Luật Minh Lang.
Trách nghiệm chốt sổ BHXH cho người lao động
Theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, việc xác nhận và trả sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động được thực hiện như sau:
“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
- a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
- b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
…”
Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng nêu rõ:
“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Theo quy định trên, khi hợp đồng lao động kết thúc, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp (hay còn gọi là chốt sổ BHXH) cho người lao động, và người lao động không thể tự mình thực hiện việc chốt sổ. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp phá sản và không thể thực hiện việc chốt sổ BHXH, người lao động có thể đến cơ quan BHXH để hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH.
Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Để chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc thì người sử dụng lao động cần thực hiện 02 công đoạn sau:
[1] Báo giảm lao động
Theo Tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 thì việc báo giảm lao động thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người lao động:
- Trường hợp đã có mã số BHXH thì cung cấp mã số BHXH cho đơn vị;
- Trường hợp chưa có mã số BHXH: lập Tờ khai TK1-TS.
Đơn vị sử dụng lao động lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH:
- Lập Mẫu D02-LT;
- Lập Mẫu D01-TS.
Nộp hồ sơ: Đơn vị sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:
- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
- Qua Bưu chính;
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.
Bước 3. Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết
[2] Chốt sổ BHXH:
Bước 1: Sau khi báo giảm BHXH thành công, người sử dụng lao động cần nộp 01 bộ hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 gửi cơ quan bảo hiểm xã hội gồm:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
Bước 2: Cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ và thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động
Người sử dụng lao động không chốt sổ BHXH cho người lao động
Người sử dụng lao động phải chốt sổ cho người lao động, do đó, nếu quá thời gian chốt sổ BHXH cho người lao động thì sẽ bị xử phạt vi phạm, cụ thể theo căn cứ tại điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
“Điều 41. Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
…
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- a) Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
- b) Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
- c) Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
- d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.”
Lưu ý: Trên đây là mức phạt đối với cá nhân, còn đối với tổ chức thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (khoản 1 Điều 6 Nghị định này).
Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.
Như vậy, việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động kết thúc. Người lao động không thể tự mình thực hiện việc chốt sổ, trừ khi doanh nghiệp phá sản (trong trường hợp này, người lao động có thể đến cơ quan BHXH để hoàn thành thủ tục). Để tránh gặp phải các rắc rối và đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội, người lao động cần nắm vững quy trình và yêu cầu đối với việc chốt sổ BHXH khi nghỉ việc.
Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:
- Email: Luatminhlang@gmail.com
- Điện thoại: 0943.640.789 (Zalo)
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
- Website: https://www.luatminhlang.vn/
Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về thủ tục rút bảo hiểm xã hội hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.
