Trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài, chứng cứ cần thiết có thể đang được lưu giữ, quản lý hoặc tồn tại ngoài lãnh thổ Việt Nam. Việc trực tiếp thu thập những chứng cứ này thường gặp nhiều hạn chế do liên quan đến chủ quyền lãnh thổ và pháp luật của quốc gia nơi có chứng cứ.
Pháp luật Việt Nam hiện nay cho phép thu thập chứng cứ ở nước ngoài thông qua cơ chế tương trợ tư pháp về dân sự. Từ ngày 01/07/2026, vấn đề này được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 và Nghị định 158/2026/NĐ-CP.
Căn cứ pháp lý về thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Các văn bản pháp luật cần lưu ý khi thực hiện thu thập chứng cứ ở nước ngoài gồm:
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 ngày 26/11/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;
- Nghị định 158/2026/NĐ-CP ngày 15/05/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;
- Thông tư 07/2026/TT-BTP ngày 16/05/2026 của Bộ Tư pháp về trình tự, thủ tục thu, nộp chi phí thực tế, thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài và các mẫu văn bản trong tương trợ tư pháp về dân sự;
- Thông tư 92/2026/TT-BTC ngày 01/07/2026 về lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác tương trợ tư pháp về dân sự.
Luật 102/2025/QH15 xác định thu thập, cung cấp chứng cứ là một trong các hoạt động thuộc phạm vi tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam và nước ngoài.
Thu thập chứng cứ ở nước ngoài là gì?
Thu thập chứng cứ ở nước ngoài là việc cơ quan, người có thẩm quyền của Việt Nam yêu cầu cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài hỗ trợ thu thập hoặc cung cấp chứng cứ đang ở nước ngoài để phục vụ việc giải quyết vụ việc dân sự, vụ việc phá sản hoặc thi hành án dân sự tại Việt Nam.
Cơ chế này được thực hiện thông qua tương trợ tư pháp về dân sự, thay vì cơ quan Việt Nam tự mình tiến hành hoạt động thu thập chứng cứ trên lãnh thổ nước ngoài.
Theo khoản 1 Điều 3 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, tương trợ tư pháp về dân sự là sự hợp tác, hỗ trợ giữa Việt Nam và nước ngoài thông qua cơ quan, người có thẩm quyền của hai bên để thực hiện các hoạt động thuộc Điều 8 của Luật nhằm giải quyết vụ việc dân sự, phá sản và thi hành án dân sự.
Khi nào cần thu thập chứng cứ ở nước ngoài?
Việc thu thập chứng cứ ở nước ngoài thường phát sinh khi chứng cứ có liên quan trực tiếp đến vụ việc tại Việt Nam nhưng đang được lưu giữ hoặc tồn tại tại một quốc gia khác.
Một số trường hợp có thể phát sinh nhu cầu tương trợ gồm:
- Tài liệu, hồ sơ do cơ quan, tổ chức nước ngoài lưu giữ;
- Tài liệu liên quan đến giao dịch được thực hiện tại nước ngoài;
- Hồ sơ về tài sản, quyền sở hữu hoặc quyền tài sản ở nước ngoài;
- Tài liệu ngân hàng, thương mại hoặc doanh nghiệp theo quy định của nước sở tại;
- Lời khai, tài liệu hoặc thông tin cần thiết từ người đang ở nước ngoài;
- Chứng cứ phục vụ việc giải quyết tranh chấp dân sự, kinh doanh, thương mại có yếu tố nước ngoài;
- Chứng cứ cần thiết cho quá trình thi hành án dân sự có liên quan đến nước ngoài.
Tuy nhiên, việc có nhu cầu về chứng cứ không đồng nghĩa cơ quan Việt Nam có thể trực tiếp sang nước ngoài để thu thập. Hoạt động này phải được thực hiện theo cơ chế tương trợ tư pháp và pháp luật có liên quan.
Cơ quan nào có quyền yêu cầu thu thập chứng cứ ở nước ngoài?
Theo Điều 16 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, cơ quan, người có thẩm quyền yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự của Việt Nam gồm:
- Tòa án nhân dân;
- Viện kiểm sát nhân dân;
- Cơ quan thi hành án dân sự;
- Cơ quan, người có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Như vậy, việc thu thập chứng cứ ở nước ngoài thông qua tương trợ tư pháp không phải là thủ tục mà cá nhân hoặc doanh nghiệp tự mình gửi trực tiếp yêu cầu đến cơ quan nước ngoài. Yêu cầu phải được thực hiện thông qua chủ thể có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Hồ sơ yêu cầu thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Điều 17 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025 quy định hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp của Việt Nam đối với các hoạt động thuộc khoản 1 đến khoản 4 Điều 8, trong đó có thu thập, cung cấp chứng cứ, gồm:
- Văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự;
- Giấy tờ kèm theo văn bản yêu cầu;
- Giấy tờ về việc nộp chi phí thực hiện tương trợ tư pháp về dân sự;
- Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật nước được yêu cầu.
Hồ sơ yêu cầu được lập thành 03 bộ. Khi hệ thống thông tin tương trợ tư pháp về dân sự quy định tại Điều 13 được vận hành, hồ sơ được lập thành 02 bộ kèm hồ sơ điện tử.
Ngoài ra, hồ sơ gửi Bộ Tư pháp phải kèm bản dịch sang ngôn ngữ phù hợp theo Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự.
Nội dung văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ
Theo Điều 18 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, văn bản yêu cầu phải thể hiện các thông tin cơ bản như:
- Ngày, tháng, năm và địa điểm lập văn bản;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, người có thẩm quyền yêu cầu;
- Tên, địa chỉ cơ quan được yêu cầu thực hiện nếu xác định được;
- Họ tên, địa chỉ của cá nhân hoặc tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức liên quan;
- Nội dung yêu cầu tương trợ tư pháp;
- Mục đích của việc yêu cầu;
- Các tình tiết liên quan;
- Quy định pháp luật có thể áp dụng;
- Phương thức thực hiện;
- Thời hạn thực hiện.
Việc mô tả cụ thể chứng cứ cần thu thập và mục đích sử dụng chứng cứ có ý nghĩa quan trọng để cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác định phạm vi hỗ trợ.
Trình tự thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Bước 1: Xác định chứng cứ cần thu thập
Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác định loại chứng cứ đang ở nước ngoài, địa điểm lưu giữ, cơ quan hoặc cá nhân có khả năng cung cấp chứng cứ và mục đích sử dụng chứng cứ.
Trường hợp xác định được chính xác cơ quan hoặc người đang lưu giữ chứng cứ thì thông tin này nên được thể hiện trong văn bản yêu cầu.
Bước 2: Lập hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp
Hồ sơ được lập theo Điều 17 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự và các quy định chi tiết tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP.
Nghị định 158/2026/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ phải bảo đảm thành phần, số lượng và bản dịch theo quy định; văn bản yêu cầu phải là bản chính, được lập đúng mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định. Hồ sơ cũng phải được lập riêng cho từng đương sự, từng địa chỉ và từng phạm vi tương trợ tư pháp về dân sự.
Bước 3: Gửi hồ sơ đến Bộ Tư pháp
Cơ quan, người có thẩm quyền của Việt Nam gửi hồ sơ yêu cầu đến Bộ Tư pháp, là cơ quan trung ương về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự.
Theo Điều 19 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Tư pháp kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện thủ tục chuyển yêu cầu cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
Nghị định 158/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về việc kiểm tra và chuyển hồ sơ. Đối với yêu cầu thu thập chứng cứ, hồ sơ có thể được chuyển thông qua cơ chế của điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước được yêu cầu cùng là thành viên hoặc thông qua kênh ngoại giao trong trường hợp pháp luật quy định.
Bước 4: Nước được yêu cầu thực hiện thu thập chứng cứ
Phương thức thực hiện phụ thuộc vào điều ước quốc tế giữa Việt Nam và nước được yêu cầu.
Theo Điều 21 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, yêu cầu của Việt Nam được thực hiện theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nếu hai nước không cùng là thành viên điều ước quốc tế liên quan hoặc điều ước không quy định vấn đề này thì việc thực hiện theo pháp luật của nước được yêu cầu hoặc theo phương thức cụ thể mà Việt Nam đề nghị và nước được yêu cầu chấp nhận.
Do đó, không phải mọi yêu cầu thu thập chứng cứ ở nước ngoài đều được thực hiện theo một quy trình giống nhau. Điều ước quốc tế và pháp luật của quốc gia nơi có chứng cứ có thể quyết định đáng kể về phương thức thực hiện.
Bước 5: Nhận và sử dụng kết quả
Sau khi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thực hiện yêu cầu, kết quả được chuyển về Việt Nam thông qua cơ chế tương trợ tư pháp.
Theo Điều 23 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo kết quả thực hiện của nước ngoài, Bộ Tư pháp chuyển kết quả cho cơ quan, người có thẩm quyền của Việt Nam đã gửi hồ sơ yêu cầu.
Kết quả tương trợ tư pháp do nước ngoài cung cấp được công nhận để xem xét, sử dụng trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, vụ việc phá sản hoặc thi hành án dân sự theo pháp luật có liên quan.
Thời hạn thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Thời gian thực hiện thu thập chứng cứ ở nước ngoài không có một thời hạn chung áp dụng cho mọi quốc gia. Thời gian phụ thuộc vào điều ước quốc tế, pháp luật nước được yêu cầu và phương thức thực hiện.
Đối với yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài được thực hiện tại Việt Nam, Nghị định 158/2026/NĐ-CP quy định thời hạn thực hiện và thông báo kết quả về Bộ Tư pháp tối đa 90 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền Việt Nam nhận đầy đủ hồ sơ từ Bộ Tư pháp, trừ trường hợp điều ước quốc tế hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài có quy định, đề nghị khác.
Đối với trường hợp Việt Nam yêu cầu nước ngoài thu thập chứng cứ, thời gian thực tế cần căn cứ vào quy định của quốc gia được yêu cầu và điều ước quốc tế áp dụng.
Chi phí thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Thu thập chứng cứ ở nước ngoài có thể phát sinh chi phí thực tế, chẳng hạn chi phí thực hiện yêu cầu theo pháp luật nước được yêu cầu hoặc chi phí phục vụ hoạt động thu thập chứng cứ.
Nghị định 158/2026/NĐ-CP quy định người có nghĩa vụ nộp chi phí thực tế thực hiện tương trợ tư pháp của Việt Nam bao gồm đương sự theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự trong một số yêu cầu, trong đó có yêu cầu thu thập chứng cứ để giải quyết vụ việc dân sự.
Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác tương trợ tư pháp về dân sự được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, trong đó có Thông tư 92/2026/TT-BTC.
Có thể thu thập chứng cứ trực tuyến ở nước ngoài không?
Có thể có cơ chế thực hiện trên môi trường điện tử, nhưng cần phân biệt giữa chuyển giao hồ sơ điện tử và thu thập chứng cứ trực tuyến.
Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025 cho phép chuyển giao yêu cầu tương trợ tư pháp trên môi trường điện tử trong trường hợp nước được yêu cầu chấp nhận. Bộ Tư pháp sẽ trao đổi với cơ quan có thẩm quyền nước ngoài để thống nhất phương thức thực hiện.
Đặc biệt, Điều 25 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự quy định cơ chế lấy lời khai trực tuyến đối với đương sự có trụ sở hoặc đang cư trú ở nước ngoài, với điều kiện việc này phù hợp pháp luật tố tụng của Việt Nam và pháp luật nước được yêu cầu và đương sự tự nguyện tham gia. Sau khi nhận được phản hồi đồng ý của nước được yêu cầu, Bộ Tư pháp thông báo bằng văn bản để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện.
Như vậy, thu thập chứng cứ ở nước ngoài có thể bao gồm các phương thức trực tuyến trong phạm vi pháp luật cho phép, nhưng không thể mặc nhiên coi mọi hoạt động thu thập chứng cứ xuyên biên giới đều được thực hiện online.
Những lưu ý khi yêu cầu thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc không được thực hiện, cần lưu ý:
Một là, xác định chính xác quốc gia nơi có chứng cứ. Pháp luật và thủ tục tương trợ tư pháp của mỗi nước có thể khác nhau.
Hai là, xác định cơ quan hoặc cá nhân đang lưu giữ chứng cứ nếu có thể xác định được.
Ba là, mô tả rõ chứng cứ cần thu thập và mục đích sử dụng. Yêu cầu càng cụ thể thì cơ quan thực hiện càng có cơ sở xác định phạm vi công việc.
Bốn là, kiểm tra điều ước quốc tế áp dụng. Một số quốc gia có thể cùng Việt Nam tham gia điều ước quốc tế chuyên ngành về tương trợ tư pháp hoặc thu thập chứng cứ.
Năm là, chuẩn bị bản dịch đúng yêu cầu. Đây là điều kiện quan trọng của hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp.
Sáu là, dự liệu chi phí và thời gian thực hiện. Chi phí thực tế và thời gian xử lý có thể phụ thuộc vào quốc gia được yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp về thu thập chứng cứ ở nước ngoài
Thu thập chứng cứ ở nước ngoài có phải thông qua Bộ Tư pháp không?
Đối với yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự của Việt Nam, hồ sơ được gửi đến Bộ Tư pháp để kiểm tra và thực hiện thủ tục chuyển yêu cầu cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định.
Cá nhân có thể tự gửi yêu cầu thu thập chứng cứ đến cơ quan nước ngoài không?
Đối với thu thập chứng cứ ở nước ngoài theo cơ chế tương trợ tư pháp, yêu cầu phải do cơ quan, người có thẩm quyền theo Điều 16 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự thực hiện. Cá nhân, tổ chức có thể có quyền và nghĩa vụ liên quan đến chi phí hoặc cung cấp thông tin cần thiết tùy trường hợp.
Thu thập chứng cứ ở nước ngoài mất bao lâu?
Không có một thời hạn thống nhất cho mọi trường hợp. Thời gian phụ thuộc vào điều ước quốc tế, pháp luật và thủ tục của nước được yêu cầu cũng như tính chất của chứng cứ cần thu thập.
Kết quả thu thập chứng cứ ở nước ngoài có được sử dụng tại Việt Nam không?
Có. Điều 24 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự quy định kết quả thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp do nước ngoài cung cấp được công nhận để xem xét, sử dụng trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, phá sản hoặc thi hành án dân sự theo pháp luật có liên quan.
Căn cứ pháp lý mới nhất
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 ngày 26/11/2025, có hiệu lực từ 01/07/2026, đặc biệt các Điều 3, 7, 8, 16, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24 và 25.
- Nghị định 158/2026/NĐ-CP ngày 15/05/2026 của Chính phủ, có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Tương trợ tư pháp về dân sự.
- Thông tư 07/2026/TT-BTP ngày 16/05/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định về chi phí thực tế, tống đạt giấy tờ và biểu mẫu trong tương trợ tư pháp về dân sự.
- Thông tư 92/2026/TT-BTC ngày 01/07/2026 về kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác tương trợ tư pháp về dân sự.
Kết luận
Thu thập chứng cứ ở nước ngoài là một hoạt động quan trọng trong tương trợ tư pháp về dân sự, đặc biệt đối với các vụ việc mà tài liệu, hồ sơ hoặc nguồn chứng cứ cần thiết đang nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Theo pháp luật hiện hành, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện yêu cầu thông qua Bộ Tư pháp và cơ chế tương trợ tư pháp với nước được yêu cầu. Hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu về thành phần, nội dung, bản dịch và chi phí; phương thức thực hiện phụ thuộc vào điều ước quốc tế, pháp luật của nước được yêu cầu hoặc phương thức được nước đó chấp nhận.
Việc xác định đúng quốc gia có chứng cứ, cơ quan có thẩm quyền, điều ước quốc tế áp dụng và yêu cầu về hồ sơ là yếu tố quan trọng để quá trình thu thập chứng cứ ở nước ngoài được thực hiện đúng quy định và kết quả có thể được sử dụng trong quá trình giải quyết vụ việc tại Việt Nam.
Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:
- Email: Luatminhlang@gmail.com
- Điện thoại: 0943.640.789 (Zalo)
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
- Website: https://www.luatminhlang.vn/
Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về luật doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.
