Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam là một nội dung quan trọng trong hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự, đặc biệt khi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cần tống đạt bản án, quyết định, thông báo hoặc giấy tờ tố tụng cho cá nhân, cơ quan, tổ chức đang ở Việt Nam.
Từ ngày 01/07/2026, việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15, Nghị định 158/2026/NĐ-CP và Thông tư 07/2026/TT-BTP. Trong đó, Luật mới xác định việc tống đạt giấy tờ là một trong các hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự và quy định việc tống đạt tại Việt Nam do dịch vụ bưu chính công ích thực hiện.
Vậy hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam gồm những gì, gửi đến đâu, trình tự tống đạt ra sao và mất bao lâu? Nội dung dưới đây sẽ giải đáp cụ thể.
1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam
Các quy định hiện hành về hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam chủ yếu được căn cứ vào:
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 ngày 26/11/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;
- Nghị định 158/2026/NĐ-CP ngày 15/05/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;
- Thông tư 07/2026/TT-BTP ngày 16/05/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về trình tự, thủ tục thu, nộp chi phí thực tế, thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài và các mẫu văn bản trong tương trợ tư pháp về dân sự. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Bộ Tư pháp cũng xác định Nghị định 158/2026/NĐ-CP và Thông tư 07/2026/TT-BTP là các văn bản mới hướng dẫn trực tiếp về thành phần hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp và thủ tục tống đạt giấy tờ của nước ngoài.
2. Tống đạt giấy tờ tại Việt Nam là gì?
Theo Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, tống đạt giấy tờ là một trong các hoạt động thuộc phạm vi tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam và nước ngoài.
Giấy tờ cần tống đạt có thể là giấy tờ của vụ việc dân sự, vụ việc phá sản hoặc thi hành án dân sự cần được tống đạt theo pháp luật của nước yêu cầu. Đối tượng được tống đạt có thể là cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức có liên quan đến yêu cầu tương trợ tư pháp.
Ví dụ, một Tòa án nước ngoài đang giải quyết vụ án dân sự có bị đơn đang cư trú tại Việt Nam. Nếu Tòa án nước ngoài cần gửi thông báo thụ lý, giấy triệu tập hoặc bản án cho người này theo thủ tục tố tụng của nước đó, cơ quan có thẩm quyền nước ngoài có thể thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp để tống đạt giấy tờ tại Việt Nam.
3. Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam gồm những gì?
Theo Điều 28 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, đối với yêu cầu tống đạt giấy tờ của nước ngoài thuộc khoản 1 Điều 8, hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự của nước ngoài gồm:
3.1. Văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự
Đây là tài liệu thể hiện chính thức yêu cầu của cơ quan hoặc người có thẩm quyền nước ngoài về việc đề nghị Việt Nam thực hiện tống đạt giấy tờ.
Văn bản phải thể hiện các thông tin cần thiết theo Điều 29 và Điều 18 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, bao gồm cơ quan yêu cầu, người được tống đạt, địa chỉ, nội dung yêu cầu, mục đích, thông tin vụ việc và phương thức thực hiện.
3.2. Giấy tờ kèm theo văn bản yêu cầu
Đối với yêu cầu tống đạt, giấy tờ kèm theo thường là chính giấy tờ cần tống đạt cho người nhận tại Việt Nam cùng các tài liệu cần thiết khác theo yêu cầu của pháp luật áp dụng hoặc điều ước quốc tế.
Việc chuẩn bị giấy tờ phải bảo đảm cơ quan thực hiện tại Việt Nam có đủ thông tin để xác định người nhận, địa chỉ và nội dung cần tống đạt.
3.3. Giấy tờ về việc nộp chi phí
Điều 28 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự quy định hồ sơ yêu cầu tống đạt phải có giấy tờ về việc nộp chi phí thực hiện tương trợ tư pháp.
Theo cơ chế mới, nếu việc thực hiện yêu cầu phát sinh chi phí thực tế thì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chỉ thực hiện sau khi đã thu đủ chi phí thực tế theo quy định.
3.4. Các giấy tờ khác theo quy định của nước được yêu cầu
Tùy trường hợp, hồ sơ còn phải đáp ứng yêu cầu về tài liệu theo pháp luật Việt Nam, điều ước quốc tế hoặc quy định liên quan.
Do đó, hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam không nên được chuẩn bị theo một mẫu cố định cho mọi quốc gia. Cần kiểm tra trước điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước yêu cầu cùng tham gia.
4. Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam cần bao nhiêu bộ?
Theo Điều 28 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài thuộc khoản 1 đến khoản 4 Điều 8 được lập thành 02 bộ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước yêu cầu cùng là thành viên có quy định khác.
Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam, cơ quan yêu cầu cần kiểm tra:
- Số lượng bộ hồ sơ;
- Số lượng bản giấy tờ cần tống đạt;
- Tài liệu kèm theo;
- Yêu cầu riêng về bản dịch;
- Yêu cầu của điều ước quốc tế áp dụng.
5. Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam có phải dịch sang tiếng Việt không?
Đây là vấn đề cần được kiểm tra ngay khi lập hồ sơ.
Theo quy định về ngôn ngữ trong Luật Tương trợ tư pháp về dân sự, hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ theo điều ước quốc tế áp dụng hoặc theo quy định của pháp luật Việt Nam trong trường hợp không có quy định khác.
Nghị định 158/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về tính hợp lệ của hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài, trong đó hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt và đáp ứng yêu cầu về chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác.
Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam, cần kiểm tra:
- Giấy tờ có cần dịch sang tiếng Việt hay không;
- Bản dịch có đúng yêu cầu về chứng thực hay không;
- Điều ước quốc tế áp dụng có quy định riêng về ngôn ngữ hay không.
6. Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không phải trong mọi trường hợp.
Một điểm đáng chú ý của Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025 là Điều 9 quy định hồ sơ yêu cầu và kết quả tương trợ tư pháp về dân sự của nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, nếu được ký, đóng dấu bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Do đó, không nên mặc nhiên áp dụng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với toàn bộ hồ sơ tống đạt giấy tờ của nước ngoài.
Tuy nhiên, vẫn cần xác định đúng tính chất của từng tài liệu và điều ước quốc tế áp dụng để tránh nhầm lẫn giữa miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với hồ sơ tương trợ tư pháp và các loại giấy tờ nước ngoài được sử dụng cho mục đích khác tại Việt Nam.
7. Cơ quan nào tiếp nhận và thực hiện tống đạt giấy tờ tại Việt Nam?
Theo Điều 26 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, các cơ quan có thẩm quyền thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài gồm:
- Tòa án nhân dân khu vực;
- Cơ quan thi hành án dân sự tỉnh, thành phố;
- Cơ quan đang lưu giữ, quản lý thông tin, tài liệu.
Tuy nhiên, riêng đối với tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam, Luật quy định việc tống đạt do dịch vụ bưu chính công ích thực hiện.
Như vậy, cần phân biệt:
Bộ Tư pháp là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra và chuyển yêu cầu theo quy định; còn doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích là chủ thể trực tiếp thực hiện việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài theo cơ chế được hướng dẫn tại Thông tư 07/2026/TT-BTP.
8. Quy trình tống đạt giấy tờ tại Việt Nam
Quy trình cơ bản có thể được khái quát như sau:
Bước 1: Cơ quan nước ngoài lập hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài chuẩn bị văn bản yêu cầu, giấy tờ cần tống đạt, tài liệu kèm theo và các giấy tờ liên quan đến chi phí.
Bước 2: Hồ sơ được gửi đến Việt Nam
Hồ sơ được chuyển đến Bộ Tư pháp theo phương thức phù hợp với điều ước quốc tế hoặc kênh ngoại giao trong trường hợp pháp luật quy định.
Bước 3: Bộ Tư pháp kiểm tra hồ sơ
Bộ Tư pháp kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và chuyển yêu cầu cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo quy định.
Bước 4: Chuyển hồ sơ tống đạt
Đối với yêu cầu tống đạt, hồ sơ được chuyển cho doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích để thực hiện việc tống đạt theo quy định của Thông tư 07/2026/TT-BTP.
Bước 5: Thực hiện tống đạt
Nhân viên bưu chính thực hiện tống đạt tại địa chỉ được yêu cầu, lập biên bản và hoàn trả kết quả theo quy định.
Bước 6: Thông báo kết quả
Kết quả tống đạt được chuyển về Bộ Tư pháp để thực hiện các bước tiếp theo theo quy định.
9. Thời hạn tống đạt giấy tờ tại Việt Nam
Thông tư 07/2026/TT-BTP quy định trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu tương trợ tư pháp của nước ngoài từ Bộ Tư pháp, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích nhận hồ sơ và phối hợp kiểm đếm theo yêu cầu.
Doanh nghiệp bưu chính thực hiện tống đạt tối đa 02 lần. Nếu lần thứ nhất không thành công và chưa thuộc trường hợp phải lập biên bản kết thúc, người thực hiện tống đạt gửi giấy hẹn và tiếp tục thực hiện lần thứ hai. Hai lần tống đạt được thực hiện vào các khung giờ khác nhau, cách nhau 03 ngày nếu không có thỏa thuận khác.
Đáng chú ý, thời hạn tống đạt giấy tờ của nước ngoài tối đa là 20 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu hoặc kể từ ngày cơ quan, người có thẩm quyền nước ngoài thanh toán đủ chi phí thực tế trong trường hợp phương thức tống đạt phát sinh chi phí.
10. Tống đạt giấy tờ cho cá nhân tại Việt Nam thực hiện thế nào?
Theo Thông tư 07/2026/TT-BTP, khi người được tống đạt là cá nhân, nhân viên bưu chính thực hiện giao trực tiếp giấy tờ tại địa chỉ được yêu cầu và lập biên bản theo mẫu.
Người được tống đạt ký tên hoặc điểm chỉ để xác nhận việc nhận giấy tờ.
Nếu người được tống đạt không có mặt hoặc từ chối nhận, cách xử lý được xác định tùy từng trường hợp.
Ví dụ:
- Nếu người được tống đạt từ chối nhận giấy tờ: lập biên bản, ghi rõ lý do;
- Nếu người được tống đạt vắng mặt: trong trường hợp đáp ứng điều kiện, giấy tờ có thể được giao cho người thân thích cùng nơi cư trú hoặc đại diện thôn, tổ dân phố;
- Nếu người được tống đạt không còn cư trú tại địa chỉ và không xác định được nơi cư trú hiện tại: có thể thực hiện thủ tục niêm yết công khai theo quy định.
Điều này cho thấy địa chỉ của người được tống đạt phải được xác định càng chính xác càng tốt ngay từ khi lập hồ sơ.
11. Tống đạt giấy tờ cho cơ quan, tổ chức tại Việt Nam
Trường hợp người được tống đạt là cơ quan hoặc tổ chức, việc tống đạt được thực hiện theo quy trình riêng được quy định tại Điều 6 Thông tư 07/2026/TT-BTP.
Hồ sơ cần cung cấp đầy đủ thông tin nhận diện cơ quan, tổ chức, địa chỉ và người có thẩm quyền hoặc người được giao nhận giấy tờ.
Việc xác định chính xác tên, địa chỉ và tư cách của tổ chức có ý nghĩa quan trọng vì kết quả tống đạt phải thể hiện được việc giấy tờ đã được giao cho đúng đối tượng theo yêu cầu.
12. Chi phí tống đạt giấy tờ tại Việt Nam
Theo Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, chi phí thực hiện tương trợ tư pháp được xác định theo điều ước quốc tế hoặc theo pháp luật Việt Nam nếu điều ước quốc tế không quy định.
Đối với chi phí dịch vụ bưu chính công ích để tống đạt giấy tờ của nước ngoài, Luật quy định đây là khoản chi phí thuộc cơ chế kinh phí bảo đảm hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự.
Thông tư 07/2026/TT-BTP quy định trình tự, thủ tục thu, nộp chi phí thực tế và xử lý trường hợp nước ngoài đề nghị thực hiện tống đạt bằng phương thức khác.
Nếu phương thức khác phát sinh chi phí thực tế, doanh nghiệp bưu chính thông báo cho Bộ Tư pháp về mức và phương thức thanh toán; việc tống đạt được thực hiện sau khi chi phí được thanh toán theo quy định.
13. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam
Để hạn chế việc hồ sơ phải bổ sung hoặc tống đạt không thành công, cần lưu ý:
Một là, xác định chính xác địa chỉ người được tống đạt.
Đây là thông tin đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tống đạt qua dịch vụ bưu chính.
Hai là, kiểm tra điều ước quốc tế áp dụng.
Nếu Việt Nam và nước yêu cầu cùng là thành viên của Công ước Tống đạt hoặc có hiệp định song phương, cần áp dụng đúng quy định của điều ước.
Ba là, chuẩn bị bản dịch đúng yêu cầu.
Hồ sơ không đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ có thể phải bổ sung, hoàn thiện.
Bốn là, không mặc nhiên yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.
Cần kiểm tra Điều 9 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự và điều ước quốc tế liên quan.
Năm là, ghi rõ thời hạn tố tụng liên quan.
Đối với giấy triệu tập, thông báo thụ lý, bản án hoặc quyết định, cần thể hiện chính xác các thời hạn mà người được tống đạt phải thực hiện.
Sáu là, kiểm tra đầy đủ giấy tờ cần tống đạt trước khi gửi hồ sơ.
Việc thiếu tài liệu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thực hiện yêu cầu.
14. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam
Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam gồm những gì?
Hồ sơ cơ bản gồm văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp, giấy tờ kèm theo văn bản yêu cầu và giấy tờ về việc nộp chi phí thực hiện tương trợ tư pháp theo Điều 28 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025.
Ai trực tiếp tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam?
Theo Điều 26 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, việc tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam do dịch vụ bưu chính công ích thực hiện.
Tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện mấy lần?
Theo Thông tư 07/2026/TT-BTP, doanh nghiệp bưu chính thực hiện tống đạt tối đa 02 lần, trừ trường hợp đã có căn cứ lập biên bản xử lý theo quy định.
Thời hạn tống đạt giấy tờ tại Việt Nam là bao lâu?
Thời hạn tống đạt giấy tờ của nước ngoài tối đa 20 ngày theo Thông tư 07/2026/TT-BTP, tính từ ngày nhận yêu cầu hoặc từ ngày thanh toán đủ chi phí thực tế trong trường hợp áp dụng phương thức khác có phát sinh chi phí.
Hồ sơ tống đạt giấy tờ của nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Theo Điều 9 Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, hồ sơ yêu cầu và kết quả tương trợ tư pháp về dân sự của nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu được ký, đóng dấu bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài, trừ trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác.
Kết luận
Hồ sơ tống đạt giấy tờ tại Việt Nam từ ngày 01/07/2026 được thực hiện theo cơ chế mới của Luật Tương trợ tư pháp về dân sự 2025, Nghị định 158/2026/NĐ-CP và Thông tư 07/2026/TT-BTP.
Về cơ bản, hồ sơ cần có văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp, giấy tờ cần tống đạt và tài liệu liên quan đến chi phí, đồng thời phải đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ, số lượng hồ sơ và điều ước quốc tế áp dụng.
Đáng chú ý, pháp luật mới quy định dịch vụ bưu chính công ích là chủ thể trực tiếp thực hiện tống đạt giấy tờ của nước ngoài tại Việt Nam. Thời hạn tống đạt tối đa là 20 ngày và doanh nghiệp bưu chính thực hiện tối đa 02 lần trong trường hợp cần thực hiện lại.
Căn cứ pháp lý
- Luật Tương trợ tư pháp về dân sự số 102/2025/QH15 ngày 26/11/2025;
- Nghị định 158/2026/NĐ-CP ngày 15/05/2026 của Chính phủ, có hiệu lực từ 01/07/2026;
- Thông tư 07/2026/TT-BTP ngày 16/05/2026 của Bộ Tư pháp, có hiệu lực từ 01/07/2026.
- Điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp dân sự mà Việt Nam và nước yêu cầu cùng là thành viên, nếu có.
Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:
- Email: Luatminhlang@gmail.com
- Điện thoại: 0943.640.789 (Zalo)
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
- Website: https://www.luatminhlang.vn/
Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về luật doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.
