Tống đạt văn bản là hoạt động thông báo, giao nhận giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đến cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định. Hoạt động này thường xuất hiện trong quá trình giải quyết vụ án tại Tòa án, hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự và các thủ tục pháp lý khác. Vậy tống đạt văn bản được thực hiện như thế nào, ai có thẩm quyền tống đạt và việc tống đạt hợp lệ có ý nghĩa gì? Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể các quy định pháp luật hiện hành.
Tống đạt văn bản là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 151/2026/NĐ-CP, tống đạt là việc thông báo, giao nhận giấy tờ, hồ sơ, tài liệu do Thừa hành viên thực hiện theo quy định của Nghị định này và pháp luật khác có liên quan.
Từ quy định trên, có thể hiểu tống đạt văn bản là hoạt động chuyển giao hoặc thông báo nội dung giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đến người có liên quan nhằm bảo đảm họ được tiếp cận thông tin và thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Trong thực tiễn, tống đạt thường được thực hiện đối với các loại văn bản như:
- Giấy triệu tập, giấy mời, thông báo của Tòa án;
- Thông báo thụ lý vụ án, quyết định đưa vụ án ra xét xử;
- Bản án, quyết định của Tòa án;
- Quyết định, thông báo và các văn bản của cơ quan thi hành án dân sự;
- Giấy tờ, tài liệu khác thuộc phạm vi công việc tống đạt theo quy định pháp luật.
Cần lưu ý, khái niệm tống đạt tại Nghị định 151/2026/NĐ-CP gắn với hoạt động do Thừa hành viên thực hiện. Đối với hoạt động tố tụng dân sự, Bộ luật Tố tụng dân sự sử dụng thuật ngữ đầy đủ là “cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng”. Vì vậy, không nên đồng nhất mọi hoạt động gửi hoặc chuyển giao giấy tờ thông thường với hoạt động tống đạt theo thủ tục pháp luật.
Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 2 Nghị định 151/2026/NĐ-CP; Chương X Bộ luật Tố tụng dân sự.
Tống đạt văn bản có ý nghĩa gì?
Tống đạt văn bản không chỉ nhằm chuyển giao giấy tờ mà còn bảo đảm tính công khai, minh bạch và đúng trình tự trong quá trình giải quyết vụ việc. Hoạt động này có những ý nghĩa pháp lý quan trọng sau:
Thứ nhất, bảo đảm quyền được biết và quyền tham gia của người có liên quan.
Thông qua việc nhận được giấy triệu tập, thông báo thụ lý hoặc quyết định của Tòa án, đương sự có cơ sở để chuẩn bị tài liệu, chứng cứ, đưa ra ý kiến và thực hiện quyền tố tụng của mình.
Thứ hai, xác định thời điểm thực hiện quyền và nghĩa vụ.
Thời điểm tống đạt hợp lệ có thể là căn cứ xác định thời hạn thực hiện một số quyền tố tụng, chẳng hạn thời hạn phản hồi, cung cấp tài liệu hoặc thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Thứ ba, bảo đảm tính hợp pháp của trình tự, thủ tục.
Việc tống đạt đúng đối tượng, đúng phương thức và đúng trình tự giúp hạn chế tranh chấp về việc người nhận đã được thông báo hay chưa. Đây cũng là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền tiếp tục thực hiện các bước xử lý tiếp theo theo luật định.
Thứ tư, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.
Nếu văn bản không được tống đạt đúng quy định, người có liên quan có thể không biết về vụ việc hoặc không có điều kiện thực hiện quyền của mình. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của quá trình giải quyết vụ việc.
Các phương thức tống đạt văn bản theo quy định pháp luật
Theo Điều 173 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, được sửa đổi, bổ sung và hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 21/VBHN-VPQH năm 2026, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng được thực hiện bằng các phương thức sau:
Tống đạt trực tiếp
Đây là phương thức người thực hiện tống đạt trực tiếp chuyển giao văn bản cho người được nhận. Người nhận phải ký xác nhận vào biên bản hoặc sổ giao nhận theo quy định.
Đối với cá nhân, văn bản tố tụng về nguyên tắc phải được giao trực tiếp cho người đó. Trường hợp người nhận vắng mặt, từ chối nhận hoặc không thể thực hiện việc giao trực tiếp, người thực hiện phải xử lý theo thủ tục tương ứng của Bộ luật Tố tụng dân sự.
Tống đạt qua dịch vụ bưu chính
Tống đạt qua dịch vụ bưu chính là việc chuyển giao văn bản thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính.
Theo khoản 2 Điều 175 Bộ luật Tố tụng dân sự, việc tống đạt qua dịch vụ bưu chính phải được thực hiện bằng thư bảo đảm và có xác nhận của người nhận. Văn bản có xác nhận được chuyển lại cho Tòa án để lưu trong hồ sơ theo quy định.
Tống đạt bằng phương tiện điện tử
Pháp luật cho phép thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử theo yêu cầu của đương sự hoặc người tham gia tố tụng khác, phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử.
Việc tống đạt điện tử phải đáp ứng các điều kiện pháp luật liên quan. Không phải mọi trường hợp gửi tin nhắn, email hoặc hình ảnh văn bản qua ứng dụng trao đổi thông tin đều mặc nhiên được xem là tống đạt hợp lệ.
Niêm yết công khai
Niêm yết công khai được áp dụng trong những trường hợp pháp luật quy định, chẳng hạn khi không thể thực hiện việc tống đạt trực tiếp theo điều kiện luật định.
Việc niêm yết phải được thực hiện đúng địa điểm, thời hạn và thủ tục. Người thực hiện cần lập biên bản hoặc tài liệu xác nhận việc niêm yết để làm căn cứ chứng minh quá trình thực hiện.
Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng
Trong trường hợp đáp ứng điều kiện luật định, văn bản tố tụng có thể được thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng. Đây là phương thức đặc biệt nhằm bảo đảm thông tin được công khai khi việc thông báo theo phương thức thông thường không thể thực hiện hoặc không đạt kết quả theo quy định.
Ngoài ra, Bộ luật Tố tụng dân sự còn quy định các phương thức khác đối với những trường hợp cụ thể, bao gồm tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự ở nước ngoài.
Căn cứ pháp lý: Điều 173, Điều 175, Điều 176 và các điều từ Điều 177 đến Điều 181 Bộ luật Tố tụng dân sự.
Ai có thẩm quyền thực hiện tống đạt văn bản?
Theo Điều 172 Bộ luật Tố tụng dân sự, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng có thể do những chủ thể sau thực hiện:
- Người tiến hành tố tụng hoặc người thuộc cơ quan ban hành văn bản tố tụng được giao nhiệm vụ;
- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người tham gia tố tụng cư trú hoặc cơ quan, tổ chức nơi người tham gia tố tụng làm việc khi Tòa án có yêu cầu;
- Đương sự, người đại diện của đương sự hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự trong trường hợp Bộ luật quy định;
- Nhân viên tổ chức dịch vụ bưu chính;
- Người có chức năng tống đạt;
- Những người khác theo quy định pháp luật.
Đối với hoạt động tống đạt trong lĩnh vực thi hành án dân sự, Thừa hành viên tại Văn phòng thi hành án dân sự có thể thực hiện công việc này theo phạm vi được pháp luật cho phép.
Theo Nghị định 151/2026/NĐ-CP, tống đạt là một trong những hoạt động thuộc phạm vi công việc của Thừa hành viên. Khi thực hiện, Thừa hành viên phải tuân thủ quy định của Nghị định và pháp luật có liên quan.
Như vậy, không phải bất kỳ cá nhân nào cũng có quyền tự nhận mình là người thực hiện tống đạt văn bản theo thủ tục pháp luật. Chủ thể thực hiện phải thuộc nhóm người được pháp luật quy định hoặc được giao nhiệm vụ hợp pháp.
Trình tự tống đạt văn bản được thực hiện như thế nào?
Tùy loại văn bản và phương thức tống đạt, trình tự cụ thể có thể khác nhau. Đối với hoạt động cấp, tống đạt văn bản tố tụng dân sự, có thể khái quát các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định văn bản cần tống đạt và người nhận
Cơ quan hoặc người có trách nhiệm xác định loại văn bản cần chuyển giao, người được nhận và địa chỉ thực hiện. Thông tin về người nhận phải được đối chiếu với tài liệu trong hồ sơ và thông tin được cung cấp hợp pháp.
Bước 2: Lựa chọn phương thức tống đạt
Căn cứ tính chất vụ việc, địa chỉ người nhận và điều kiện thực hiện, cơ quan hoặc người có thẩm quyền lựa chọn phương thức trực tiếp, qua bưu chính, phương tiện điện tử, niêm yết công khai hoặc phương thức khác theo luật định.
Bước 3: Thực hiện việc giao nhận hoặc thông báo
Người thực hiện tiến hành chuyển giao văn bản theo đúng phương thức đã lựa chọn. Trường hợp giao trực tiếp, người nhận ký xác nhận; trường hợp qua bưu chính, phải có xác nhận theo quy định.
Nếu người nhận vắng mặt, từ chối nhận hoặc không xác định được địa chỉ, người thực hiện phải lập và lưu giữ tài liệu chứng minh việc xử lý tình huống theo đúng thủ tục tương ứng.
Bước 4: Lập và lưu chứng cứ về việc tống đạt
Kết quả tống đạt cần được thể hiện bằng biên bản, xác nhận giao nhận, chứng từ bưu chính hoặc tài liệu hợp pháp khác. Đây là căn cứ để xác định việc tống đạt đã được thực hiện và thời điểm thực hiện.
Bước 5: Xử lý kết quả tống đạt
Cơ quan có thẩm quyền căn cứ kết quả tống đạt để tiếp tục giải quyết vụ việc, xác định thời hạn tố tụng hoặc thực hiện thủ tục tiếp theo theo quy định pháp luật.
Khi nào việc tống đạt văn bản được coi là hợp lệ?
Theo Điều 174 Bộ luật Tố tụng dân sự, việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ luật thì được coi là hợp lệ.
Điều này có nghĩa là tính hợp lệ không chỉ phụ thuộc vào việc người nhận có thực tế cầm được văn bản hay không mà còn phải xem xét phương thức, trình tự và điều kiện thực hiện theo quy định pháp luật.
Một số vấn đề cần đặc biệt lưu ý:
- Người nhận ký xác nhận: Khi giao trực tiếp, việc ký nhận là căn cứ quan trọng chứng minh văn bản đã được chuyển giao.
- Người nhận từ chối nhận: Việc từ chối không đương nhiên làm cho thủ tục tống đạt vô hiệu. Người thực hiện phải lập biên bản và tuân thủ điều kiện xác nhận theo quy định.
- Người nhận vắng mặt: Cần áp dụng đúng thủ tục giao cho người có thể nhận thay hoặc phương thức khác theo quy định, không tự ý coi việc đến địa chỉ nhưng không gặp người nhận là đã tống đạt hợp lệ.
- Người nhận thay đổi địa chỉ: Nếu đương sự đã thông báo cho Tòa án về việc thay đổi nơi cư trú thì việc tống đạt phải được thực hiện theo địa chỉ mới theo quy định.
Đặc biệt, khoản 1 Điều 175 Bộ luật Tố tụng dân sự xác định thời điểm để tính thời hạn tố tụng là ngày người được tống đạt được cấp, tống đạt, thông báo văn bản. Đối với trường hợp gửi qua dịch vụ bưu chính, thời điểm tính thời hạn được xác định theo ngày người nhận xác nhận đã nhận được văn bản.
Vì vậy, việc xác định chính xác thời điểm và tính hợp lệ của hoạt động tống đạt có ý nghĩa quan trọng đối với quyền, nghĩa vụ của các bên.Tống đạt văn bản tại Văn phòng thi hành án dân sự có gì đáng chú ý?
Bên cạnh hoạt động tống đạt văn bản tố tụng tại Tòa án, tống đạt còn là một trong những công việc được thực hiện trong lĩnh vực thi hành án dân sự.
Theo Nghị định 151/2026/NĐ-CP, Văn phòng thi hành án dân sự được tổ chức hoạt động thông qua Thừa hành viên. Trong phạm vi công việc được pháp luật quy định, Thừa hành viên có thể thực hiện việc thông báo, giao nhận giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
Hoạt động này giúp hỗ trợ việc chuyển giao các văn bản liên quan đến thi hành án, bảo đảm người có liên quan được tiếp cận thông tin và có cơ sở thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ:
- Tống đạt văn bản là hoạt động thông báo, giao nhận giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
- Tổ chức thi hành án là hoạt động thực hiện bản án, quyết định theo trình tự pháp luật.
- Cưỡng chế thi hành án là việc áp dụng biện pháp cưỡng chế khi đáp ứng điều kiện luật định.
Do đó, việc Thừa hành viên được thực hiện tống đạt không đồng nghĩa với việc Thừa hành viên có toàn bộ thẩm quyền của Chấp hành viên hoặc được tự ý áp dụng các biện pháp cưỡng chế thi hành án.
Kết luận
Tống đạt văn bản là hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong tố tụng và thi hành án dân sự, nhằm bảo đảm việc chuyển giao thông tin, giấy tờ đến đúng người, đúng trình tự và đúng thời hạn. Việc tống đạt hợp lệ là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền tiếp tục giải quyết vụ việc, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Khi nhận được văn bản được tống đạt, cá nhân, cơ quan, tổ chức cần kiểm tra thông tin người gửi, nội dung văn bản, thời điểm nhận và thời hạn phải thực hiện. Nếu phát hiện việc tống đạt có dấu hiệu không đúng quy định, người nhận cần lưu giữ tài liệu liên quan và thực hiện quyền kiến nghị, khiếu nại hoặc yêu cầu xem xét theo thủ tục pháp luật tương ứng.
Hy vọng rằng những thông tin bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn. Liên hệ Luật sư làm việc tại Văn phòng, chi nhánh ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Khánh Hòa, Hà Tĩnh, Nhật Bản,… theo các phương thức sau:
- Email: Luatminhlang@gmail.com
- Điện thoại: 0943.640.789 (Zalo)
- Fanpage: https://www.facebook.com/luatminhlang
- Website: https://www.luatminhlang.vn/
Luật Minh Lang là một trong những Văn phòng luật sư chuyên tư vấn về luật doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín và chuyên nghiệp. Luật Minh Lang tự tin có thể giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến lĩnh vực này. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tốt nhất ở tất cả các tỉnh thành của Việt Nam.
